Workshop European Mail Networks

VRAAGSTELLING
Musketeer is de projectnaam van een nieuw te ontwikkelen informatiesysteem binnen TNT Post. Met dit systeem kunnen de logistieke distributie bedrijven van European Mail Networks (EMN) hun postverwerking op een eenduidige wijze uitvoeren. Musketeer loopt al enige tijd echter de resultaten blijven achter en er zijn verschillen in visie. De centrale vraag van EMN was dan ook: Hoe communiceert EMN over Musketeer en hoe kan het programmateam van Musketeer de sceptische maar ook hooggespannen verwachtingen gaan managen?

DOELSTELLING
De belangrijkste doelstelling was het verstevigen van de persoonlijke contacten met de belangrijkste keyplayers en -users in een aantal sessies. De eerste sessie in deze reeks was een workshop met het gewijzigde programmateam waarbij zij elkaar nader moesten leren kennen en tevens moesten zij eensluidend de volgende vraag kunnen beantwoorden: Wat zijn onze mijlpalen de komende tijd en hoe willen we dit gaan zenden?

METHODE
Er is gewerkt volgens de methode van Léon de Caluwé en Hans Vermaak ‘Denken over veranderen in 5 kleuren’. Voor aanvang van de workshop hebben alle deelnemers een vragenlijst van de kleurentest ingevuld. Tevens zijn er vooraf interviews afgenomen bij een aantal projectleiders. De uitslagen van de kleurentest en de input uit de interviews zijn toegepast in de workshop. Het programma van de workshop zag er globaal als volgt uit. Bij binnenkomst zijn er individuele video opnamen gemaakt waarin iedereen zijn of haar visie over Musketeer neer heeft gezet. Deze beelden zijn later integraal vertoond en besproken. Vervolgens zijn de uitslagen van de kleurentest aan de orde geweest en is er veel geoefend met simulaties uit de praktijk.

RESULTAAT
Na de workshop had het programmateam een aantal mijlpalen, een globaal eindresultaat en een gedeelde kernboodschap geformuleerd. Tevens was het duidelijk geworden waar de sterktes en zwaktes van het team zaten en hoe zij hiermee konden omgaan. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in meer begrip naar elkaar.