Communicatiemanagement ABN AMRO
VRAAGSTELLING
Advies en communicatiemanagement van NL2TOM/MyHR. NL2TOM is het Nederlandse onderdeel van het mondiale project, HR2TOM. Het project staat voor een reorganisatie van de HR-functie en de introductie van een intranetapplicatie, MyHR. MyHR bestaat uit twee onderdelen: Manager Self Service (MSS) en Employee Self Service (ESS). EES was reeds uitgerold en de implementatie van MSS stond gepland op medio 2007. Begin april 2007 was het project in een fase beland waarin extra senioriteit werd gevraagd om de communicatie naar alle interne doelgroepen over de aanstaande veranderingen vlot te kunnen trekken.
DOELSTELLING
De belangrijkste doelstelling was om de interne doelgroepen te informeren en te betrekken over de aanstaande reorganisatie van de HR-functie en de implementatie van de intranet-
applicatie MSS. De belangrijkste kernboodschap was dat de implementatie van deze intranetapplicatie geen ingrijpende verandering van de HR-functie met zich meebrengt. De hoeveelheid werk van de betrokken doelgroep neemt niet toe, echter de werkwijze verandert zodat de ingevoerde HR-informatie in het nieuwe systeem op een eenduidige en efficiëntere wijze wordt verwerkt. De doelgroep heeft hierdoor altijd (24/7) toegang tot de juiste en laatste HR-informatie.
METHODE
Gezien de enorme tijdsdruk richtte de communicatie (voertaal Engels) zich met name op het instrumentele proces van de reorganisatie, op de belangrijkste mijlpalen in dit proces en op de ondersteuning van de implementatie van MyHR. Dit betekende dat de feitelijke reorganisatie tastbaar werd in de persoonlijke communicatie via de ambassadeurs (contactpersonen interne communicatie), de business partners en de coördinatoren in de regio en vervolgens via het management in de lijnorganisatie. Hierbij werden de volgende interne communicatiemiddelen en -kanalen ingezet zoals ambassadeursbijeenkomsten, roadshow MT’s, reguliere media (e-mailings, personeelsblad Bankbreed, management-
presentaties, werkoverleggen), een MyHR-site op intranet inclusief toolkit (Q&A’s, handboek, cases en trainingsapplicaties), een Ask HR helpdesk, posters en flyers. Om de doelgroep na de implementatie snel en gemakkelijk met nieuwe applicatie te laten werken, werden er trainingsbijeenkomsten georganiseerd. Omdat er in een korte tijd een relatief grote doelgroep moest worden getraind, is er gebruik gemaakt van de ‘train-de-trainer’ methode. Hierdoor werden implementatiemanagers binnen ABN AMRO door externe trainers opgeleid om de doelgroep te kunnen trainen.
RESULTAAT
De communicatie via de lijnorganisatie is goed verlopen vanwege de inzet van de ambassadeurs, de business partners en de coördinatoren in de regio. Door deze aanpak was iedereen eenduidig geïnformeerd en op tijd op de hoogte van de op handen zijnde veranderingen. Tevens waren de doelgroepen op tijd en op maat getraind toen NL2TOM werd geïmplementeerd.