Narrowcasting TNT Post

VRAAGSTELLING
Eén van de aandachtspunten van TNT Post is om met name de mobiele medewerkers van TNT Post nadrukkelijker te wijzen op interne informatie zoals nieuws, taakinformatie en vacatures. De vraagstelling was het starten van een onderzoek hoe narrowcasting als intern communicatie instrument bij deze groep medewerkers kan worden ingezet. De gehanteerde defintie van narrowcasting voor TNT Post luidde als volgt:´Narrowcasting is het distribueren van digitale informatie specifiek gericht op een bepaalde groep medewerkers via beeld-
schermen’.

DOELSTELLINGEN
De belangrijkste doelstellingen zijn het actueel, eenduidig en op maat kunnen communiceren van zowel lokale, regionale als centrale informatie en het bieden van ondersteuning aan het lokale en regionale management om zodoende het informatiebereik bij de grootste groep medewerkers op de werkvloer te vergroten. Daarnaast dient het medium aanvullend te werken op andere kanalen en is het kanaal een duidelijk zichtbaar medium op de werkvloer.

METHODE
In eerste instantie is er een verkennend onderzoek gestart ism ICT Mail, de interne ICT organistie van TNT Post, die het contentmanagementsysteem leverde. Naar aanleiding van de resultaten uit dit onderzoek is er besloten om een pilot te starten op een drietal vestigingen. Er is een contentmanagementsysteem ontwikkeld, een contentformule en een contentbeheerorganisatie opgesteld, er is een stuurgroep geformeerd en het medium kreeg de naam MailChannel.

De pilot is begin 2006 gestart en medio 2006 geëvalueerd. Het pilotonderzoek heeft bestaan uit kwantitatief en kwalitatief onderzoek bij zowel de gebruikers als de contentbeheerders. Parallel zijn er tijdens de pilot oplossingen en offertes opgevraagd bij externe leveranciers voor alternatieve contentmanagementsystemen. De eindconclusie van deze onderzoeken is verwerkt in een voorlopige business case en deze luidde dat met een goed contentbeheer en een gebruikersvriendelijk contentmanagementsysteem MailChannel een goede aanvulling is op de huidige communicatiemiddelen van TNT Post. Vervolgens is er besloten om niet verder te gaan met het getestte contentmanagementsysteem maar een RfP (Request for Proposal) te starten met een tweetal externe leveranciers voor een nieuw in te voeren systeem om zodoende de business case definitief neer te zetten. Tevens is het concept (de vormgeving van de formule en de contentbeheerorganisatie) verder uitgewerkt.

RESULTAAT
Naar aanleiding van het nader uitgewerkte concept en de business case heeft TNT Post eind 2006 besloten om een nieuw intern communicatie instrument in te zetten dat in 2007 landelijk zou worden geïmplementeerd. Vanaf dat moment zou er dagelijks op 350 locaties binnen de business unit Productie actuele interne informatie via beeldschermen worden gepresenteerd aan circa 48.000 medewerkers. Bij de pre-implementatie in 2007 is echter besloten om MailChannel niet landelijk te gaan implementeren.